社員通報手続き - Employee Whistleblowing Procedure
本ポリシーの対象となる懸念事項は？ - What types of concerns are covered by this Policy? -
本ポリシーは、社内外の個人が当社の従業員に影響を与えるような次の分野のリスク、違反行為、不正行為に関する懸念事項を報告するという状況をカバーするものです。
財務、会計
収賄と腐敗
独占禁止法違反
健康・安全面への危険
環境への危険
差別とハラスメント
これらの懸念事項は「違反行為」としてここに記載されています。本ポリシーは、個人の従業員としての立場についての懸念事項や苦情に対応するものではありません。そのような懸念事項や苦情は、当社の苦情手続きを通す必要があります。本ポリシーはまた、本セクションに記載される分野以外のリスク、違反行為または不正に対応するものではなく、また、お客様やサービス提供者といった当社の従業員以外の人物に影響を与えるようなものに対応するものでもありません。
本ポリシーが提供する保護 - Protection under this Policy -
通報は任意で、通報を行わなかったとしても、当社の従業員がその責任を問われることはありません。
本ポリシーのもとで報告された事項について、証明を行う必要はありません。違反行為が行われている、または今後行われる可能性があるという正直で正当な疑義を報告するだけで十分です。
「個人の責任」セクションの条項に定められるとおり、当社の従業員が本ポリシーのもと懸念事項を報告した結果、報告者が解雇されたり、報復が行われたりするリスクはありません。正直かつ正当である限り、報告した懸念事項が誤りであっても問題はありません。
当社は、本ポリシーに従い報告を行った従業員が迫害を受けたりハラスメントを受けたりすることを許容しません。そのような扱いに関する申し立ては全て深刻に受け止められ、事実に基づいていることが判明した場合、重大な違反行為の可能性があるとして、当社の懲戒手順のもと、調査が行われます。このような形で同僚を扱った人物は誰でも、通知または通知に代わる支払いなく解雇されることがあります。
個人の責任 - Personal Liability -
本ポリシーのもと、悪意を持って虚偽の報告を行うことは重大な違反行為となり、懲戒処分および訴訟の対象となることがあります。
懸念事項がある場合の対応方法 - What to do if you have a concern -
違反行為に関する懸念事項がある場合、下記のフォームを使って報告をすることができます（ローカルチームはデータへのアクセスまたはフォームの変更をすることができません）。
Mazarsグループのチーフ・コンプライアンス・オフィサー[1] がグループのガバナンス委員会またはその独立メンバーのみ、そして必要に応じてグループの執行委員会と連携します。いかなる場合も、通報を受領し対応を行うメンバーは、機密保持の責務を有していることにご留意ください。
チームメンバーが報復を恐れることなく、懸念事項を報告できることが重要です。そのため、報復等の報告は、非常に深刻に受け止められ、当該行為を行った人物に対しては懲戒処分がとられます
機密保持義務 – Confidentiality -
本ポリシーのもとで報告される懸念事項は、報告者とMazarsグループのチーフ・コンプライアンス・オフィサー、また必要に応じて報告を知らされる必要があるメンバーの間で機密事項として取り扱われます。そのため、この手順に従い提供される情報は、報告者の身元も含め機密情報として取り扱われます。
従って、懸念事項の報告は匿名で行うことはできず、自分の身元に関する情報を提供する必要があることにご留意ください。これらの情報は常に機密情報として保護され、懸念事項の対象となるメンバーには決して通知されることはありません。
報告された事項の性質に応じて、法により当社は情報の一部またはすべてを第三者に開示する必要があることがあります。その場合は、報告者に通知されます。
報告内容の調査を行っている間、グループのチーフ・コンプライアンス・オフィサーからさらなる情報提供を求められることがあります。懸念事項について適切な調査を行うことができるよう、報告後も協力いただくことが重要になります。
報告された懸念事項の調査が終了すると、その結果に関する報告が報告者に提供されます。懸念事項が事実に基づいていることが証明された場合、調査結果は関連するマネジメントユニットリーダーに報告され、そこで適切な処置が行われます。
Mazarsの事業活動について悪意のある報告を行うことは重大な違反行為となり、当社の懲戒手順に従い調査が行われます。そのような悪意のある報告をした人物は、通知なく、または通知に代わる支払いなく解雇されることがあります。
記録の保管 - Record Keeping -
すべての報告の主要な記録はMazarsグループのコンプライアンス・オフィサーが保管し、業務執行社員と当社の独立非業務執行役員に調査結果を報告します。
本ポリシーの対象外となる報告は、直ちに破棄または別のシステムに記録されます。本ポリシーの対象で懲戒処分または訴訟行為の対象とならない報告は調査終了から2ヵ月以上保管されることはありません。懲戒処分または訴訟行為の対象となる報告の記録は、それらの処分が終了するまで保管されます。
Mazarsは、本プライバシーポリシーと適用法規制に従い、本ポリシーのもと収集された情報が保護されるようあらゆる適切な安全手段を講じます。
アクセス権および訂正権 - Right of access and modification -
適用されるデータ保護法規制に従い、ご自身に関するデータへのアクセス、異議申し立て、訂正を行うことができます。また、それらが不正確な場合や不完全な場合、もしくは古い場合は、その訂正や削除を依頼することができます。これらの権利を行使するには、下記の社員お問い合わせフォームをご利用ください。
[1] 2015年1月時点でのグループ・チーフ・コンプライアンス・オフィサー：ジャン＝リュック